Tilsyn med almene boliger

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde 2023 med Lejerbo Stevns

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge

Mødedato: 12 oktober 2023

Deltagere:

Fra administrationsorganisationen Lejerbo – forretningsfører Michael Keis

Fra organisationen Lejerbo Stevns, formand Anny Borch Jensen

Fra Stevns Kommune: specialkonsulent Jakob Splidsboel

Referat:

1. Kort velkomst

Jakob bød velkommen.

Titler og tilhørsforhold rettes til, samt navne. Er rettet under deltagere.

2. Boligorganisationens økonomi

Der er et lille underskud, som skyldes negative renter og kurstab på obligationer.

Forventningen er, at de negative renter er midlertidige, og renteforholdene har allerede ændret sig på markedet.

Organisationen meddeler, at henlæggelser til vedligeholdelsesarbejder justeres på sigt.

3. Afdelingens økonomi

Afdeling 174 markeres rød i styringsrapporten, hvilket skyldes, at afdelingen sammenlignes med boliger, som ikke umiddelbart er sammenlignelige.

Der er fejl i oplysningsskemaet, og der er begrænset mulighed for at rette disse fra organisation og administration.

4. Effektiv drift

Der arbejdes med budgetjusteringer af vedligeholdelse, hvilket vil få betydning for foreningens nøgletal fremadrettet.

Der fortsættes med flere effektiviseringstiltag i henhold til styringsrapporten.

Effekten af udbud af malerarbejder fortsætter, selvom man kunne forvente prisstigninger.

5. Beboerdemokrati

Der er en velfungerende bestyrelse, og samarbejdet mellem afdelinger og organisation betragtes som velfungerende i forhold til andre steder.

Der er gennemført et kursus i brandsikkerhed, men kun 18-20 personer ud af 142 deltog. Brandsikkerhed er et fokusområde for Lejerbo, der udfører sikkerhedstjek på bygninger.

6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten 2023 afsnit 1

Organisationen vil gerne involveres eller inviteres angående nybyggeri, hvis kommunen er interesseret. Der har været dialog med det politiske niveau.

Der er interesse for fjernvarme, men ikke nødvendigvis på kort sigt grundet forholdsvis nye gasfyr.

7. Eventuelt

Det aftales, at kommunen retter henvendelse vedrørende layoutmæssige forbedringer af styrings-rapporten, så det tydeligt fremgår, hvad der er standard, og hvad der er udfyldt af organisation/administration.

Fraflytningsprocenten kan opfattes som normal, men i 2022 blev den påvirket af flere dødsfald end normalt.

I Store Heddinge var der dobbelt skybrud i august måned, og organisationen har ikke konstateret nogen skader i den forbindelse. Pumperne virker ved skybrud, afhængig af, at strømforsyningen ikke går.

Der er en sag vedrørende en legeplads ved kridthuset (beliggende på Lejerbos grønne område), som ikke bliver brugt af beboerne. Organisationen ønsker at anvende området til parkeringspladser, men har fået afslag på grund af ønsket om at bevare grønne områder. Organisationen er villig til at etablere parkering med græsarmeringsnet for at bevare det grønne udtryk. Jakob undersøger sagen nærmere og indhenter relevante oplysninger fra Lejerbo. Der ønskes yderligere dialog omkring det grønne område mellem kommunen og Lejerbo.

Foreningen har betalt for meget for renovation, men efter mistanke om uoverensstemmelser og gennemgang af fakturaer er opkrævningerne nu rettet. Det viste sig, at Lejerbo blev opkrævet for flere ejendomme, end de skulle.

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Boligselskabet Stevns 2023

Mødedato: 5. oktober 2023

Deltagere:

Fra boligorganisationen:

Bestyrelseskonsulent DAB Kristine N. Kirkensgaard

Teamchef DAB Helle Hjorting Damberg

Formand Boligselskab Lajla Olsen

Fra Stevns Kommune:

Specialkonsulent Jakob Splidsboel

Referat:

1. Kort velkomst:

Mødet startede med en kort velkomst fra Stevns Kommune.

2. Boligorganisationens økonomi:

Der blev drøftet Boligselskabet Stevns' økonomiske situation, herunder den nye afdeling, Solhaven, som forventes færdig i 2026. Det blev nævnt, at etableringen af Solhaven er positiv for selskabet, og at dispositions-fonden vil blive frigivet igen. Der blev også diskuteret ressourcer til driften af den nye afdeling, herunder muligheden for at tilføje ½ til en hel ekstra medarbejder samt arbejde med backupfunktion.

Renteudgifter blev nævnt som en faktor, der tidligere påvirkede årets resultat, men situationen er nu ændret, selvom der stadig budgetteres forsigtigt.

3. Afdelingens økonomi:

Nøgletal ser fine ud. Ellers ingen bemærkninger til afdelingernes økonomi.

4. Effektiv drift:

Der var ingen bemærkninger til effektiv drift.

5. Beboerdemokrati:

Der blev informeret om et møde vedrørende udskiftning af gasfyr til varmepumper i Brandskildeparken, som nu er endelig godkendt af beboerne efter tre møder. Projektet er i gang.

Der blev også nævnt udfordringer i forhold til rekruttering og alderssammensætning i bestyrelsen, især med hensyn til nye børnefamilier og unge mennesker.

Problemer med information til tosprogede beboere synes løst.

6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1:

Der blev rejst udfordringer vedrørende nye indflytninger. DAB vil muligvis arbejde videre med oplæg til en eventuel udlejningsaftale mellem Boligselskabet og Stevns Kommune, som vil blive drøftet på et selskabsmøde og derefter sendt til kommunen til videre behandling.

Der blev også behov for afklaring og information om oprensning af å og træer, hvor Stevns Kommune, Natur og Miljø skal tage kontakt til Kristine. Jakob vil følge op på dette.

7. Eventuelt:

Der blev fokuseret på varmekilder ved Baunehøj, især i forhold til fjernvarme, og man afventer udrulningen af dette.

Center: Politik & Borger – Stevns Kommune

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Hornemannsvejs Almene Boligorganisation på baggrund af dokumentationspakke for 2022.

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge
Mødedato: 29-02-2024 Kl. 11.00-12.00

Sendes til: Deltagerne

Deltagere:
Fra boligorganisationen:
Selskabsformand Per Søbæk Nielsen
Revisor Søren Michael Wennicke – Bierholm.dk
Fra Stevns Kommune:
Specialkonsulent. Jakob Splidsboel,

Stevns Kommune har inviteret til det årlige styringsdialogmøde med følgende dagsorden:

1. Kort velkomst
2. Boligorganisationens økonomi
3. Afdelingens økonomi
4. Effektiv drift
5. Beboerdemokrati
6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1
7. Eventuelt

Referat

Punkt 1: Velkomst

Mødet blev indledt med en velkomst.

Punkt 2-4: Økonomi og Administrationsomkostninger

Økonomien er generelt positiv, og der foretages henlæggelse. Dog er administrationsomkostningerne høje, primært grundet deling mellem få lejemål. Stigningen i administrative udgifter har ikke markant påvirket huslejeniveauet, hvilket resulterer i en husleje på benchmarkniveau.
Ændringer af adkomst til ejendomme via advokat har påvirket administrationsudgifterne, hvilket også forventes at påvirke udgifterne i 2023, men ikke fremadrettet.

Revisionsprotokollat angående Beboerindskud: Vedrørende forhøjet indskud ved genudlejning vil det blive tilpasset reglerne fremadrettet.

Flere forslag om sammenlægning med andre organisationer er tidligere blevet fremsat, men flertal har ikke været opnået.

Punkt 5: Bestyrelse

Bestyrelsen fungerer godt, men den ældre beboersammensætning kan gøre rekruttering vanskelig i fremtiden.

Punkt 6: Energi-projekt og PPV

Der har været arbejdet på et energirenoverings- og efterisolationsprojekt, men det vurderes ikke renta-belt grundet stigende materialepriser og renter. Problemet er løst ved opsætning af alternativ ventilati-on. Fokus er nu på åndbar maling til fremtidig supplerende isolering.

PPV (Planlagt periodisk vedligeholdelse er under udarbejdelse og vil blive opdateret i tråd med gransk-ningsrapporten i løbet af 2024.

Punkt 7: Næste møde

Det blev aftalt, at kommunen indkalder til næste møde i efteråret 2024. Mødeformen fastlægges på baggrund af næste års styringsrapport og behov.

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Hornemannsvejs Almene Boligorganisation

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge

Mødedato: 11-10-2022

Deltagere:

Fra boligorganisationen:

Selskabsformand Per Søbæk Nielsen

Revisor Søren Michael Wennicke – Bierholm.dk

Fra Stevns Kommune:

Erhvervs-og Udviklingskonsulent Jakob Splidsboel,

Dagsorden

1. Kort velkomst
2. Boligorganisationens økonomi
3. Afdelingens økonomi
4. Effektiv drift
5. Beboerdemokrati
6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1
7. Eventuelt

Referat

Punkt 1 - Kort velkomst

Der blev foretaget en kort præsentation af de tilstedeværende.

Punkt 2-4 - Boligorganisationens økonomi, Afdelingens økonomi, Effektiv drift

Økonomi er generelt god. Administrationsomkostninger er dog høje, hvilket skyldes at de skal deles mellem få lejemål. Stigning i administrative udgifter har ikke påvirket huslejeniveauet. Der er flere gange stillet forslag om at afsøge mulighederne for sammenlægning med andre organisationer, men der har ikke været flertal for dette.

Der har været arbejdet med projekt omkring energirenovering og efterisolering. Projektet vurderes dog ikke at være rentabelt pt. efter at materialepriser er steget og renten er steget.

Punkt 5 - Beboerdemokrati

Velfungerende bestyrelse. Ældre beboersammensætning kan vanskeliggøre fremtidig rekruttering.

Punkt 6 - Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1

Ingen udover orientering om energiprojekt.

Punkt 7 - Eventuelt

Aftalt at kommunen indkalder til næste møde i 2023. Mødeform fastlægges på baggrund af næste års styringsrapport og behov.

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Boligselskabet Stevns

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge

Mødedato: 27. september 2022

Deltagere:

Fra boligorganisationen:

• Bestyrelseskonsulent DAB Kristine N. Kirkensgaard
• Teamchef DAB Helle Hjorting Damberg
• Selskabsformand Bjarne Johansen

Fra Stevns Kommune:

• Erhvervs-og Udviklingskonsulent Jakob Splidsboel
• Teamleder Økonomi Steffen Elsnab
• Faglig konsulent Lisa Mathiesen
• Boligsocial medarbejder Anja Hansen

Dagsorden

Stevns Kommune har inviteret til det årlige styringsdialogmøde med følgende dagsorden:

1. Kort velkomst
2. Boligorganisationens økonomi
3. Afdelingens økonomi
4. Effektiv drift
5. Beboerdemokrati
6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1
7. Eventuelt

Referat

1 - Kort velkomst

Jakob Splidsboel bød velkommen og der blev derefter foretaget en kort præsentationsrunde.

2 - Boligorganisationens økonomi

Der var enighed om at økonomien i selskabet er god. Selskabet har dog pt. låst en del af dispositionsfondsmidlerne, hvilket relateret til projektet omkring plejecenteret Solhaven.

3 - Afdelingens økonomi

Økonomien i de enkelte afdelinger er god. Der er overskud i de forskellige afdelinger og sparet på driften.

4 - Effektiv drift

Effektivisering. Selskabet har altid haft effektivisering som mål og det kan derfor være vanskeligt at finde nye effektiviseringer. Boligselskabet er et lille selskab med geografisk spredte afdelinger, hvilket giver transport udgifter. Der er afsøgt mulighed for sammenlægninger med bl.a. Herfølge, men dette er blevet afvist. DAB og selskabet har fokus på muligheder for samdrift.

Der arbejdes med effektivisering af åbningstider, energibesparelser, brug af DABs indkøbsaftaler og generelt serviceniveauet. Der ses også på stillingsprofiler.

Der fokuseres også på opvarmning af boligerne, hvor der arbejdes på at udskifte gaskilder til el eller fjernvarme, hvor det er muligt. .

5 - Beboerdemokrati

Generelt er der et velfungerende demokrati i alle bestyrelser. Der er helt ny bestyrelse i Nimgaarden med yngre kræfter. Der er fokus på rekruttering af de næste generationer. Der er en ældre beboersammensætning, som ikke har interesse i bestyrelsesopgaven. DAB arbejder med at gøre opmærksom på mulighederne for indflydelse ved at påtage sig bestyrelsesarbejdet. Men det er generelt en udfordring.

6 - Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1

a - Jf. Styringsrapporten punkt 1. angående kommunale anvisninger.

Problemerne med sproglige og kulturelle barriere blandt nye beboere blev drøftet. Nogle beboere har vanskeligt ved at forstå beboere demokratiet og hvad de må og ikke må. Lisa og Anja redegjorde for hvad kommunen gør ved kommunale anvisninger, herunder gennemgang af lejekontrakt, opfølgende møder med anviste beboere. Stevns har ikke en integrationsafdeling, men vil tage emnet op til drøftelse med deres leder.

Bjarne gjorde opmærksom på at kommunen jo hænger på regningen, hvis beboerne ikke har forstået regler og praksis og stillede forslag om en pjece. DAB undersøge hvilket materiale de er i besiddelse af og tages efterfølgende kontakt. Anja Hansen kan kontaktes ved ekstrem adfærd fra beboere, som er anvist af kommunen. Der var enighed om at fokus skal være på dialog med nye beboere, både fra kommunen, bestyrelser, naboer m.v. Brug af google translate kan måske anvendes til at overvinde sproglige barriere.

Anja Hansen - anjahans@stevns.dk – mobil 24 84 35 94

b - Jf. Styringsrapporten punkt 1. angående legepladser.

Stevns Kommune kan ikke påtage sig vedligehold af legeplads eller give støtte til dette, da man i så fald vil få ansvaret på legepladsen.

Bjarne gjorde opmærksom på at legepladsen nedslides af besøgene fx institutioner og dagplejere med børn. Der var uklarhed om arealerne er offentligt tilgængelige. Jakob afklarer spørgsmålet.

Helle foreslog en evt. registrering af hvor og hvornår legepladsen benyttes af andre end beboerne.

Jakob vil tage udfordringen op med lederen af kommunen Dagtilbud.

c - Jf. Styringsrapporten punkt 1. angående Solhaven og dispositionsfond

Spørgsmålet om Solhaven skal som udgangspunkt ikke behandles på styringsdialogmødet, men kører i selvstændigt spor. Kontakt i sagen kan rettes til Direktør Ralf Klitgaard Jensen. DAB har modtaget mail omkring nye regler for lånoptagelse og forventer snarligt nyt udbud i sagen.

d - Jf. Styringsrapporten punkt 1. angående oprensning af bæk

Stevns Kommune har et regulativ for Hårlev bæk som angiver hvor dybt vandløbet skal være og de faste slåningen om året. Stevns Kommune har fået lavet en opmåling af vandløbet i forsommeren. Jakob eftersender resultatet af opmålingen til DAB. Hvis det viser sig at vandløbet ikke svarer til den regulativmæssige bund vil der blive oprenset. Der kan ikke ske ekstra oprensning som ligger ud over det regulativ foreskriver. Hvis der ønskes en regulering af vandløbet – det vil sige en anden skikkelse og forløb kan der søges om det i kommunen. Omkostningerne til det påhviler lodsejeren.

7 - Eventuelt

Spørgsmål rejst af Lisa Mathiesen, som har konstateret et problem omkring anvisning til enkeltværelser ved kommunal anvisning. Undersøges om der kræves studieaktivitet eller ej. Mulighed for at se på udlejningsaftalen. DAB undersøger praksis og muligheder. Øget dialog med kommunen sker efterfølgende.

Næste styringsdialogmøde forventes afholdt i efteråret 2023.

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Lejerbo Stevns

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge

Mødedato: 12. december 2022

Deltagere:

Fra Administrationsorganisation Lejerbo:

• Forretningsfører Michael Keis

Fra Organisationen Lejerbo Stevns:

• Formand Anny Borch

Fra Stevns Kommune:

• Erhvervs-og Udviklingskonsulent Jakob Splidsboel

Dagsorden

1. Kort velkomst
2. Boligorganisationens økonomi
3. Afdelingens økonomi
4. Effektiv drift
5. Beboerdemokrati
6. Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten 2022 afsnit 1
7. Eventuelt

Referat

1 - Kort velkomst

Jakob Splidsboel bød velkommen. Mødet blev afholdt på baggrund af dokumentationspakke fra 2022. Deltagerne præsenterede sig selv.

2 og 3 - Økonomi

Michael redegjorde for økonomien. Seneste regnskab viste et lille overskud, samt styrkelse af dispositionsfond og arbejdskapital. Der har generelt været meget lave stigninger i huslejer de seneste år. Der er bekymring for om lejestigninger for de kommende år, grundet den økonomiske udvikling og konsekvenserne af inflationen.

4 - Effektiv drift

Der arbejdes generelt med effektivisering og best practice på området.

• Lejerbo Stevns har sammenlagt deres afdelinger til én afdeling.
• Der arbejdes med udbud både på regionalt og lokalniveau, bl.a. for at sikre at lokale håndværkere får opgaver også.
• Nogle områder er markeret som røde. Iflg. Michael og Anny er benchmarkingen ikke retvisende, da Lejerbo Stevns har en speciel boligmasse nogle steder, som ikke umiddelbart kan sammenlignes med almindelig rækkehusbebyggelse.

5 - Beboerdemokrati

Der er en velfungerende boligbestyrelse. Der er arbejdes med at etablere et aktivitetsudvalg, som på sigt også kan understøtte rekruttering til bestyrelsesarbejdet.

6 - Emner til drøftelse jf. Styringsrapporten afsnit 1

Der ses et behov for yderligere almene boliger i Store Heddinge og Rødvig, da stadig er mange på venteliste. Lejerbo har i foråret haft kontakt til det politiske niveau i Stevns Kommune i den forbindelse. Der blev opfordret til at Stevns Kommune tager opførelse af nye almene boliger med ind i den strategiske planlægning for kommunen, herunder bl.a. for at understøtte udbuddet af boliger til nye tilflyttere. Kan bl.a. medvirke til at tiltrække ny arbejdskraft.

7 - Eventuelt

• Der arbejdes bl.a. med affaldssortering og ejerskab til sorteringen blandt beboerne.
• Lejerbo har konstateret en stigning i rykkere, men ikke en stigning i udsættelser.

Næste møde, som skal afholdes på baggrund af regnskab 2022, forventes afholdt i efteråret 2023. Form og dagsorden for mødet aftales nærmere mellem Stevns Kommune og Lejerbo Stevns.

Center: Politik & Borger

Møde vedr.: Styringsdialogmøde med Lejerbo Stevns

Mødested: Rådhuspladsen 4, 4660 Store Heddinge

Mødedato: 17. maj 2022

Deltagere

Fra boligorganisationen:

• Michael Keis

Fra Stevns Kommune:

• Erhvervs-og Udviklingskonsulent Jakob Splidsboel
• Teamleder Økonomi Steffen Elsnab

Afbud fra:

• Anny Borch
• Leder Stevns Ejendomme Jesper Boesen

Dagsorden

1. Kort velkomst
2. Boligorganisationens økonomi
3. Afdelingens økonomi
4. Effektiv drift
5. Beboerdemokrati
6. Eventuelt
   • Boligorganisationen ønsker jf. styringsrapporten 2021 at drøfte muligheder for nybyggeri

1 - Velkomst

Jakob Splidsboel bød velkommen. Mødet blev afholdt på baggrund af dokumentationspakke fra 2021. Deltagerne drøftede kort forventningerne til indholdet af mødet. Michael Keis gav derefter en beskri-velse af Lejerbo Stevns organisering og struktur.

Lejerbo Stevns består af 100 boliger fordelt geografisk over kommunen, særligt i Store Heddinge. Le-jerbo Stevns har 25 procents anvisning fra kommunens side og har et udmærket samarbejde med kommunen.

Lejerbo Stevns har nogle ældre fredede boliger med kridtsten, som øger vedligeholdelsesudgifterne.

2 - Boligorganisationens økonomi og 3) Afdelingens økonomi

Lav effektivitet på i istandsættelse ved fraflytning skyldes bl.a. at det er en ældre ejendom i fredet om-råde og metoden for benchmark er vægtet gennemsnit af alle ejendomme i forhold til ibrugstagnings-tidspunkt.

Det lavere opsparede beløb til vedligehold, skyldes større renoveringer inden for de seneste år, herun-der bl.a. udskiftning til nyere gasfyr. Steffen Elsnab havde ikke yderligere bemærkninger til regnska-bet.

4 - Effektiv drift

Der arbejdes generelt med effektivisering og best practise på området.

• Der arbejdes med udbud på opgaver over 50.000 kr. for at øge effektiviteten.
• Hvert år laves en budgetstrategi. Fokus på lønudgifter til ejendomsfunktionærer.
• Almindelig vedligeholdelse forsøges fastholdt i kroner og øre for at øge effektiviteten.
• Opmærksomhedspunkter omkring hvad der skal ske med gasfyr. Og udfordringer med var-mepumper.

5 - Beboerdemokrati

Velfungerende boligbestyrelse.

6 - Eventuelt

Der ses et behov for yderligere boliger i Store Heddinge og Rødvig. Der er pt. 870 på venteliste, hvoraf de 500 vurderes som aktive. 1-1,5 års ventetid på bolig. Mange takker nej, da de ønsker særlig boligtype eller geografi. Der er efterspørgsel efter mindre rækkehuse med mindre haveareal. Skal der etableres boliger i fx Store Heddinge bymidte i flere plan, skal der installeres elevator, hvilket vil fordyre omkostningerne.

Ønske om afholdelse af styringsdialogmøder i efteråret, så der kan laves benchmark på de seneste indberettede regnskabstal fra øvrige organisationer.

Næste møde, som skal afholdes på baggrund af regnskab 2021, forventes afholdt i efteråret 2022. Form og dagsorden for mødet aftales nærmere mellem Stevns Kommune og Lejerbo Stevns.