EAN-Numre og fakturering

Her er en kort oversigt over de vigtigste af de lovkrav, der stilles til en faktura, samt de særlige oplysninger, der skal/bør med på en faktura til en offentlig myndighed.

• Sælgers navn og adresse
• Købers/kundens navn, adresse og EAN-lokationsnummer
• Kundens personreference eller anden reference, f.eks. ordre- eller rekvisitionsnr.
• Fakturadato (gerne angivet i et format som dette dd.mm.åååå)
• Fakturanummer (et fortløbende nummer der bygger på en eller flere serier og som identificerer fakturaen)
• Sælgers CVR-nr. eller SE-nr. (Er du ikke registreret med et CVR-nr., kan CPR-nr. nogle steder bruges, bl.a. på fakturablanketten)
• Mængden/omfanget og arten af de leverede varer/ydelser
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i pris pr. enhed
• Det momsbeløb der skal betales
• Fakturatotal
• Betalingsdato (gerne angivet i et format som dette dd.mm.åååå)
• Bankkontonummer (reg.nr. 4 cifre og kontonummer 10 cifre) eller betalingsinformation fra OCR-linje (Giro eller FIK)

Manglende eller forkert angivelse af fakturadato, forkert angivelse af bankkontonummer og manglende eller forkert angivelse af momsgrundlaget/momsbeløbet er de fejl, der oftest er skyld i, at en faktura bliver afvist.

Når Stevns Kommune bestiller varer eller ydelser skal vi oplyse:

• EAN-lokationsnummer
• Personreference eller anden reference som kan være ordre- eller rekvisitionsnummer
• Myndighedens politik vedrørende kredittider, hvis en sådan findes (det har Stevns kommune ikke)

Har du dit eget økonomisystem, der kan danne elektroniske fakturaer og har indbygget forsendelse, får vi dem via NemHandel. Det foregår fuldt elektronisk og fakturaen er normalt fremme dagen efter.

Der kommer ind i mellem nye krav til, hvordan fakturaer skal se ud og hvilket format de skal fremsendes i. Der kan være andre krav til fakturaer, der skal sendes til det offentlige end til private samhandelspartnere. Derfor er det en god ide at følge med i, hvilke opgraderinger din systemleverandør kan tilbyde, så du undgår at dine fakturaer ikke kan sendes.

Hvis du har et økonomisystem, der kan danne elektroniske fakturaer, men ikke kan sende dem, har IBIZ-center et gratis program du kan downloade og bruge til at sende fakturaerne med.

Har du ikke et økonomisystem, der kan danne og sende fakturaer elektronisk har du på portalen virk.dk mulighed for helt gratis at indberette en faktura og sende den direkte til den offentlige myndighed. Løsningen er mest anvendelig, hvis du kun har få enkle fakturaer til de offentlige myndigheder.

Det er muligt at vedhæfte en fil som bilag til Fakturablanketten. Filen kan være et af de følgende formater: pdf, tif/tiff, png, jpg/jpeg og gif. Du kan kun vedhæfte én fil, og filen må ikke fylde mere end 1 MB.

Find NemHandel Fakturablanketten på virk

Du har også mulighed for at sende din faktura til et LæsInd-bureau, som så indscanner den og sender den elektronisk til den offentlige myndighed.

Der stilles visse krav til fakturaen for, at skanningsbureauet kan indscanne den korrekt så den kan sendes til den offentlige myndighed. Det er bl.a. specificerede varelinjer, fakturadato og angivelse af moms. Mangler fakturadatoen, eller er den angivet forkert, bliver fakturaen afvist. Er der heller ikke angivet, om der er moms på fakturaen, og hvor meget momsen udgør, vil fakturaen også blive afvist.

Der findes flere private firmaer, der handler med denne service.